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經營社群組織行銷事業也要做好時間管理



昨天團隊安排筆者在例行集會上分享時間管理這個主題,時間管理確實是非常重要的一件事,現代管理學之父彼得杜拉克曾說:



時間是最匱乏的資源,若無法管理時間,就絕對無法管理其他任何事

時間如此公平,每個人每天都擁有86400秒,無法暫停,無法儲存,所以彼此競爭的就是這86400倒數結束時,你是否為自己創造了最大的價值。

然而其實時間並無法管理,你可以管理的只有在有限的時間裡,將事件作有效率的優先順序安排,說是管理時間,其實是在管理事件,或者說,是在管理人生,所以我將時間管理的副標題訂為Time management is Life management。

而在時間管理範疇裡,有各種不同的流派、方法、工具,從最簡易的說起,那就屬:

待辦清單(To do list)
行事曆

不過這兩個僅僅只是用來紀錄的工具,還未成為一套系統,直到史蒂芬柯維(Stephen Covey)提出了高效人士的七個習慣,有了以終為始、要事第一個概念而成為一個時間管理系統,而後來富蘭克林柯維公司所推出的富蘭克林時間管理手帳(Franklin Covey Planner),在這個數位化的時代,依然有眾多的粉絲喜愛不已!

富蘭克林時間管理手帳,或者說這個時間管理方法的特色:

1. 使用註明的重要緊急象限來區分事情的優先順序,重要不緊急的事應佔大宗,也就是所謂的「要事第一」,而這點史蒂芬柯維最經典的解說方式就是在台上使用瓶子與細沙、石頭來解說,有興趣的讀者可以在Youtube上找到這段影片。

2.加入了角色的概念,這也是我們在作時間管理上經常忽略的,只把工作上要做的事納入管理,但疏忽了你生命中其他的角色,例如為人子女,陪伴爸媽應該是重要的事,但你可能一整個月的時間規劃中,都沒有出現 !? 角色的概念,也就是為了人生的平衡。

3.使用周為規劃時間的維度。

而在史蒂芬柯維之後,近代又出現了一位時間管理大師David Allen,提出的GTD(Get Things Done,原為書名,後來成為這個方法的名稱)又引起了一次時間管理的變革,成為目前幾乎是時間管理界的主流,也就是談時間管理就不能不知道GTD!

GTD方法非常強大,市面上因應而生的工具,不論是紙本或是數位工具多如牛毛,凡是有InBox設計的基本上都是受了GTD清空大腦概念的影響,但GTD唯一的缺點就是易學難精,他的概念很簡單,但執行起來需要一段時間的練習,一旦練成就威力十足,而且GTD並不需要什麼複雜的工具,一本筆記本一隻筆就可以使用,這部分日後再撰文分享。

而GTD中有一個43個資料夾的概念,其實在一本絕版的直銷聖經-行動中的百萬富翁就有提到相似的概念,作為一套跟進系統是非常巧妙的!

在講題的最後,筆者也借用了內地十分有名的易效能時間管理體系的概念,易效能的創辦人葉武濱老師將GTD的概念深入淺出的統整,加入了博恩崔西(Brian Tracy)的吃青蛙概念、弗朗西斯科.西里洛(Francesco Cirillo)的番茄鐘,以及精力管理的概念,可以作為一套易學易用的時間管理方法。

題外話,易效能精力管理中所提到的健康飲食法3333+,其實就是借用了美商如新集團體重管理計畫ageLOC TR90的飲食概念 :)

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M教練 Mack

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